Ordnungsgemäße Kassenführung

Unternehmer, die im geschäftlichen Alltag überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, wie zum Beispiel im Einzelhandel, Friseursalons oder die Gastronomie, sollten darauf achten, dass ihr Kassensystem auf die handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften abgestimmt ist. Das Bundesfinanzministerium hat bereits 2011 unter dem Titel „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ neue Regelungen erlassen, die spätestens am 31.12.2016 in Kraft treten. Dann endet nämlich die derzeit geltende Übergangsfrist. So rücken Kassensysteme nun auch verstärkt in den Fokus von Kontrollen und Prüfungen durch das Finanzamt.

Zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichtet ist jeder Steuerpflichtige der Buchführungspflichtig ist. Dies schließt grundsätzlich Einnahmen-Überschussrechner aus, jedoch sind diese verpflichtet ihre Transaktion gem. § 22 UStG einzeln aufzuzeichnen. Des Weiteren müssen diese ihre Aufzeichnungen so führen, dass sie dem konkreten Besteuerungszweck genügen.

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ entsprechen. Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Den neuen Vorschriften für Registrierkassen ab 2016 zufolge müssen Kassensysteme Daten künftig elektronisch aufbewahren. Auch der Umfang der zu dokumentierenden Unterlagen wächst. So genügt etwa das Aufbewahren von Papierausdrucken des Tagesabschlusses den neuen Anforderungen nicht mehr. Sollten Sie sich nicht an die neuen Bestimmungen halten, drohen Ihnen nicht nur hohe Nachzahlungen ans Finanzamt, da diese Ihre Einnahmen und Ihren Gewinn schätzen, sondern es können auch strafrechtliche Konsequenzen auf Sie zukommen.

Die neuen Registrierkassen-Vorschriften besagen, dass folgende Unterlagen für das Finanzamt aufbewahrt werden müssen:

• Alle Journaldaten (wie Z-Bons, Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen, Zahlungswege – wie bar, Scheck- und Kreditkarten, Darstellung der Einzelpositionen und alle weiteren Tagesabschlussauswertungen)
• Die vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
• Alle Daten zu Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und   Stammdatenänderungen
• Bedienungsanleitung und Programmieranleitung des Kassensystems
• Protokolle über Einsatzorte sowie Einsatzzeiten (etwa auf Messen oder Märkten)

Das BMF schreibt vor, dass alle Daten des Kassensystems zwingend elektronisch aufgezeichnet werden müssen. Außedem ist es erforderlich, dass die elektronisch erstellten Unterlagen während der Aufbewahrungsdauer (in der Regel 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein müssen. Des Weiteren ist es Pflicht, die Daten manipulationssicher zu speichern, das heißt, jede Änderung muss nachverfolgbar sein. Stornos dürfen zum Beispiel nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.

Kassenbewegungen müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine rückwirkende Erfassung, z.B. für eine Woche, führt bereits zu formellen Mängeln in der Kassenführung.

Es darf keine Kassenbewegung ohne Beleg erfolgen. Sollte ausnahmsweise kein Beleg vorliegen, kann ein Eigenbeleg helfen.

Die Belege sind jährlich fortlaufend eindeutig zu Nummerieren und analog im Kassenbuch zu bezeichnen.

Sollte Geld von der Kasse auf die Bank oder andersrum transferiert werden, ist diese in der Kasse als Ein- bzw. Auszahlung zu vermerken.

Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Ist Bestand der Kasse übereinstimmen (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Hierbei ist es notwendig, den Bargeldbestand durch tägliches Nachzählen zu prüfen und mit dem Kassenbuch abzugleichen.

Der tatsächliche Kassenbestand kann niemals negativ sein.

Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen. Wenn Geld aus der Betriebskasse für private Einkäufe genommen wird, muss dies als Privatentnahme am gleichen Tag eingetragen werden. Häufig wird das in der Eile aufgeschoben und dann vergessen. Dies führt jedoch regelmäßig zu Fehlern in der Kassenbuchführung – um nervenaufreibende Nacharbeiten zu vermeiden, empfehlen wir ein diszipliniertes Vorgehen.

Einnahmen und Ausgaben sind im Kassenbuch mit dem Datum des tatsächlichen Ein- bzw. Ausgangs des Geldes zu erfassen – das ist bei Ausgaben nicht immer zwingend das Belegdatum.

Kreditkarten- und EC-Karteneinnahmen sowie Schecks oder Wechsel dürfen in einer Kasse nicht erfasst werden, da es sich nicht um Bargeld handelt.

Nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen im Kassenbuch führen regelmäßig zur Allgemeinen Verwerfung der Kassenführung.

Grundsätzlich ist die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe erforderlich.

Ausnahme: Einzelhändler, die im Allgemeinen Waren von geringem Wert an ihnen der Person nach nicht bekannte Kunden über den Ladentisch verkaufen, brauchen die Kasseneinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen, sofern der einzelne Betrag 10.000 EUR nicht übersteigt.

Diese weitreichende Ausnahmeregelung ist nicht anzuwenden für Bareinnahmen z.B. im Hotel- und Beherbergungsgewerbe, in Autoreparaturwerkstätten, Restaurants und Gaststätten in Bezug auf Rechnungen über Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen. In den vorstehenden Fällen sind die Kunden in der Regel namentlich bekannt, so dass Einzelaufzeichnungen zumutbar sind.

Bei der Verwendung von Registrierkassen werden in der Regel die Tageseinnahmen laut Tagesendsummenbons (sogenannte Z-Bons) in einer Summe in den Kassenbericht übernommen.

Wichtig: Diese Tagesendsummenbons sind vollständig aufzuheben. Dies gilt auch für Fehlbons. Die Bons sind laufend durchnummeriert und es dürfen keine Bons fehlen. Die Zwischensummen- oder X-Bons können die Z-Bons nicht ersetzen, da sie nicht durchnummeriert sind. Bitte beachten sie bei den Z-Bons die Höhe der Stornobuchungen. Eventuell sollten diese täglich auf dem Kassenzettel erläutert werden. Im Übrigen sollte die Uhrzeit des Z-Bons mit dem tatsächlichen Kassenschluss übereinstimmen.

Achtung: Ebenso vollständig aufzubewahren sind Programmier- bzw. Bedienungsanleitungen oder auch die Protokolle für Kassenumprogrammierungen (z.B. Verkäuferspeicher, Trainingsspeicher, Zurücksetzen des „Grand Total“).

Bei mehreren Filialen bzw. Betriebsstätten muss eine Kontrolle für jedes Geschäft möglich sein. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können nur dann täglich in einer Summe in einem Kassenbuch festgehalten werden, wenn das Zustandekommen dieser Summen durch Aufbewahrung aller angefallenen Ursprungsbelege nachgewiesen wird.