Entsendung und Dienstreise: Prozesse auf elektronische A1-Bescheinigungen umstellen

In das Ausland entsendende Arbeitgeber und entsandte Arbeitnehmer.

Bei Entsendungen von Arbeitnehmern ins Ausland sind grundsätzlich weiterhin deutsche Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Die Freistellung von zusätzlicher ausländischer Sozialversicherung wird bei Entsendung ins EU-Ausland durch eine Bescheinigung A1 sichergestellt. Nach Art. 12 Abs.1 VO (EG) Nr. 883/2004 hat der Arbeitgeber bei der Krankenversicherung eines gesetzlich versicherten Arbeitnehmers für dessen Entsendung in einen anderen EU-/EWR-Staat oder die Schweiz (kurz: EU-Ausland) die Ausstellung einer solchen A1-Bescheinigung zu beantragen. Ab 2019 kann diese Bescheinigung nur noch elektronisch beantragt werden. Die Umstellung erfordert entsprechende Prozessänderungen in der Lohnbuchhaltung:

(1) Datenübermittlung und Aushändigung der Bescheinigung: Die Bescheinigung dient der Freistellung des Arbeitnehmers von der Sozialversicherung im EU-Ausland. Es ist vorgesehen, dass die Übermittlung der Daten der A1-Bescheinigung an den Arbeitgeber innerhalb von drei Arbeitstagen nach Prüfung durch die Krankenversicherung erfolgt. Der Arbeitgeber hat diese Bescheinigung unverzüglich auszudrucken und seinem Beschäftigten auszuhändigen.

(2) Elektronische Beantragung: Arbeitgeber können seit dem Jahreswechsel 2017/2018 die A1-Bescheinigung über das Lohnabrechnungsprogramm elektronisch beantragen. Der Antrag ist seit dem 1.1.2019 im elektronischen Verfahren verbindlich.

(3) Mitführung der Bescheinigung: Im EU-Ausland haben sich die Kontrollen vervielfacht. Grundsätzlich ist die Bescheinigung A1 vom entsendenden Arbeitgeber aufzubewahren. Der Arbeitnehmer sollte eine Kopie mitführen, um seine Sozialversicherungsfreiheit nachweisen zu können.

(4) Achtung Dienstreisen: Eine Entsendung ist eine vorübergehende Beschäftigung im Ausland. Hierzu gehören auch Dienstreisen. Dabei spielt die Dauer der Dienstreise keine Rolle. Selbst bei eintägigen Dienstreisen muss eine Bescheinigung A1 mitgeführt werden. Im Fall des elektronischen Antrags müssen die betrieblichen Abläufe des Arbeitgebers sicherstellen, dass Dienstreisen in der Lohnbuchhaltung verwaltet werden.

Spätestens mit der Einrichtung der elektronischen Beantragung von A1-Bescheinigungen sollte sichergestellt werden, dass die Entsendungen vollständig und rechtzeitig in der Lohnbuchhaltung erfasst werden.